Funciones del Puesto

Servicio al cliente:

Atender al público, evacuar dudas y atender llamadas telefónicas.
Realizar la confección de carné para colegiado y familiares registrando la información en el mantenimiento de familiares
Recibir y dar seguimiento a los fax que recibe el departamento.
Actualizar con el colegiado los formularios de beneficiarios del Devoas y Fomys
Confeccionar constancias de miembro activo o inactivo y entregarla al jefe para su respectiva firma
Confeccionar y firmar constancias de convenios a colegiados y familiares en primer grado de consanguinidad

Tramites de incorporación y reincorporación:

Programar citas y recibir trámites para incorporación
Revisar títulos originales y poner visto bueno a trámites de examen de idoneidad y de incorporación.
Confeccionar las listas de Colegiados que recibirán el Seminario de inducción Profesional
Confeccionar los títulos de incorporación y enviarlos a la secretaria de Junta Directiva para que sean firmados por el presidente y secretario del Colegio.
Revisar títulos de estudios profesionales originales y poner visto bueno para trámites de examen de idoneidad y de incorporación.
Revisar la información de los expedientes de incorporación y elaborar la lista de los postulantes para presentar a la comisión correspondiente para su debida aprobación
Participar en la logística para la realización del seminario de Idoneidad Profesional, Acto de Incorporación y cena que se ofrece a los mismos. (preparar porta títulos, sellos blancos, hojas del Fomys y Devoas, programas, pines y carnet para las incorporaciones y colaborar con la coordinación de detalles a preparar en el Auditorio San Mateo para el evento).
Realizar las matrículas del examen de idoneidad
Registrar las notas del examen de idoneidad en la base de datos del sistema.
Recibir apelaciones de exámenes de idoneidad y enviarlas a la comisión correspondiente.
Confeccionar listas de los participantes de examen de idoneidad, de nuevo ingreso y recurrentes para presentarlas a las comisiones de validación y examinadora.
Aprobación e inclusión en el sistema de los nuevos incorporados
Realizar y enviar los trámites de reincorporación a los colegiados que lo soliciten. (formularios de reposición de Sellos blancos, reposición de títulos, exoneraciones, renuncias, etc, información de monto a pagar por el trámite de reincorporación)
Recibir y revisar casos a estudio para presentar a comisión
Tramitar reincorporaciones, renuncias, exoneraciones, reposición de título y actualización de beneficiarios de Fomys y Devoas
Aplicar las reincorporaciones al sistema CRM Y ERP


Cobro de colegiaturas y bajas:

Realizar los cambios en los estatus de los colegiados para dar de baja según el reglamento
Encargado de hacer ajustes por concepto de reincorporaciones, exoneraciones, renuncias y anualidades.
Enviar avisos de cobros a los colegiados con cuotas atrasadas por medio de correo electrónico y en forma telefónica.
Revisar los recibos manuales aplicados por recepción
Aplicar los depósitos correspondientes a las cuentas por cobrar de colegiaturas en el control bancario
Enviar una vez al mes los archivos de planilla a las diferentes instituciones que se les hace el cobro de la colegiatura
Aplicar diariamente los recibos manuales de tesorería, depósitos, conectividad, planillas y cargos automáticos al sistema.
Verificar y registrar los cobros de las diferentes planillas y el detalle para la aplicación en el sistema.
Encargado de realizar, enviar y armar el archivo de conectividad y cargos automáticos a los diferentes bancos
Verificar que los depósitos se encuentren correctamente aplicados
Revisar la aplicación de los recibos y depósitos que envían las regionales mensualmente.
Hacer ajustes por concepto de reincorporaciones, exoneraciones, renuncias y anualidades.

Otras labores:

Custodiar la llave del Archivo Pasivo y mantener un registro en el sistema por departamentos de la ubicación de documentos archivados.
Mantener actualizada la base de datos del sistema.
Dar apoyo en las actividades del Colegio cuando se le solicita.
Confeccionar y distribuir los memorándums a los diferentes departamentos del colegio por los trámites de sello blanco, reincorporaciones, renuncias, exoneraciones, reposición de título y actualización de beneficiarios de Fomys y Devoas.
Tramitar la confección de carné por formularios que envían las diferentes regionales.
Revisar y dar mantenimiento a la bolsa de empleo y dar las autorizaciones para que los colegiado y las empresas se puedan registrar.
Actualización de los correos en la herramienta del Constant y mantenerlos ordenados por regionales.
Realizar otras labores propias del cargo.

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Requisitos del Puesto

Experiencia en labores de Oficina preferiblemente en cobros y atención al público.

conocimientos básicos en contabilidad, manejo de Excel, experiencia en atención servicio al cliente, manejo de sistema Netsuite

Experiencia Deseada

Bachiller en Educación Media, preferiblemente con estudios universitarios en contabilidad o administración de negocios, o bien título de Oficinista o afín.
Word, Excel, power point, etc

Habilidades Deseadas

Proactivo, orientado a resultados, tolerancia a la presión, trabajo en equipo, servicio al cliente, resolución de conflictos, manejo de quejas y reclamos, administración del tiempo.