Funciones del Puesto

OBJETIVO DEL PUESTO

Ejecución de labores variadas y de alguna complejidad relacionadas con actividades asistenciales, contables y administrativas en la oficina de proyectos para el desarrollo de proyectos específicos.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

1. Comunicarse telefónica y personal con el público, empresas del sector y funcionarios del ICAFÉ con el fin de atender consultas referentes a su campo de acción y mantenerlos informados sobre el avance de sus trámites y gestiones.
2. Realizar trabajos variados de digitación de documentos tales como: memorando, cartas, notas, informes, cuadros estadísticos y otros de similar naturaleza que se tramitan en las diferentes dependencias del ICAFÉ, así como confeccionar y enviar correos electrónicos, reproducir documentos (fotocopias).
3. Apoyar en la elaboración de borradores de contratos con actores asociados al cumplimiento del proyecto.
4. Tramitar inicios de procedimiento para contrataciones administrativas para la adquisición de bienes y servicios requeridos para el cumplimiento de los objetivos del proyecto asignado.
5. Llevar el control sobre el presupuesto del proyecto, realizar las codificaciones de las cajas chicas en las facturas y realizar el resumen de códigos y montos para el respectivo asiento diario.
6. Analizar el plan de actividades periódicamente, con el fin de solicitar o tramitar lo que corresponda.
7. Confeccionar Solicitudes de Bienes y Servicios y requisiciones.
8. Efectuar los adelantos y liquidaciones que se realizan con los recursos del proyecto y realizar las fotocopias o digitalizaciones del caso.
9. Custodiar y administrar el archivo de la Unidad Financiera, así como localizar los documentos que solicitan los usuarios de éste y de otras dependencias.
10. Apoyar con los respaldos de la contabilidad.
11. Monitoreo de los saldos presupuestarios de las cuentas del respectivo proyecto.
12. Ordenar y archivar diariamente los documentos de respaldo de las cajas (cheques, comprobantes de ingreso, transferencias, depósitos, etc, cuando es necesario.
13. Conciliar las cuentas del presupuesto versus la información de la contabilidad.
14. Tramitar la correspondencia y la documentación.
15. Organizar y mantener actualizados los archivos del proyecto y localizar documentos que se le soliciten.
16. Preparar la información de ejecución presupuestaria según los formatos que indiquen los contratos específicos con el donante del proyecto.
17. Documentar las horas extras cuando corresponda.
18. Comunicar al los actores involucrados en el proyecto la información que se requiera según el cronograma y objetivos del proyecto.
19. Gestionar y tramita los servicios de la oficina de proyectos cuando se solicite.
20. Colaboración a otras unidades del ICAFE.
21. Realizar otras labores propias del puesto para el cumplimiento de los objetivos de la institución y el proyecto asignado.

Requisitos del Puesto

REQUISITOS INDISPENSABLES

1. Bachillerato en una carrera atinente con la especialidad del puesto. Preferiblemente Administración con conocimiento en contabilidad o preparación equivalente.

2. 1 año de experiencia demostrable en labores asociadas a la formación.

3. Licencia de conducir tipo B-1 al día


REQUISITOS DESEABLES

1. Conocimientos en temas de género.
2. Preferible el conocimiento en gestión de proyectos
3. Preferible conocimiento en temas asociados a la administración pública.

Experiencia Deseada

1 año de experiencia demostrable en labores asociadas a la formación.

Habilidades Deseadas

1. Orientación al cliente.
2. Planificación.
3. Enfoque a resultados.
4. Motivación a otros.
5. Formación de equipos efectivos.
6. Ética y Valores.
7. Integridad y Confianza.