Funciones del Puesto

"Atender la central telefónica en todo momento y dirigir las llamadas entrantes a las respectivas personas.
Tomar los mensajes de las personas que no se encuentras disponibles y asegurar que la persona reciba el mensaje.
Atender cualquier solicitud realizada por las gerencias de la empresa como: asistencia en llamadas, citas, reportes o cualquier información que sea requerida.
Brindar orientación sobre lugares de parqueo a los clientes, tramite de correos electrónicos. Recibir y registrar las visitas de clientes y/o proveedores y dirigirlos a quien corresponda.
Brindar orientación sobre lugares de parqueo a los clientes, elaboración de boletas de parqueo, tramite de correos electrónicos.
Comunicar de forma inmediata los reportes recibidos sobre incidencias de los clientes.
Elaborar y solucionar las órdenes de trabajo en el sistema para el respectivo trámite de cierre y de facturación.
Recibir y despachar la correspondencia externa de la compañía.
Elaborar reportes sobre las incidencias que surjan en los proyectos de la empresa, así como también dar seguimiento y conclusión a dichos informes.
Brindar un servicio de calidad a las personas que residen en las instalaciones, evacuar las consultas y orientarlos en los procesos internos de la empresa.
Asistir a los demás departamentos de la compañía cuando sea necesario.
Recibir los pedidos de suministros de los proyectos, enviarlos a bodega y verificar la entrega de los mismo.
Coordinar y asistir las reuniones o actividades realizadas en la sala de juntas.
Servir de intermediaria, responder correos a los clientes que ocupen algún tipo de asistencia o información de los procesos abiertos y que desean dar seguimiento.
Realizar y recibir llamadas Internacionales para la Administración. Envíos de curriers a DHL y FEDEX proceso de entrega y recolección.
Custodiar los artículos de oficina que utiliza, control de los televisores y demás instrumentos utilizados para el desempeño del trabajo.
Llevar y actualizar controles variados relacionados con la actividad a su cargo. Atender y evacuar consultas diversas en relación con los asuntos a su cargo. Realizar otras labores propias del cargo.
Mantener y controlar los elementos de seguridad y los mecanismos de prevención Cualquier otra asignación determinada por su jefe inmediato."

Requisitos del Puesto

Técnico en Secretariado, servicio al cliente o carrera a fin
Conocimiento en manejo de archivo.
Dominio de paquete Office."

Experiencia Deseada

Experiencia profesional de 2 años en puestos similares.

Habilidades Deseadas

Comunicación: Clara, concisa, profesional (hablada y escrita), y con escucha activa.
Servicio al Cliente: Empatía, amabilidad, actitud positiva, y don de gente.
Organización y Gestión: Gestión del tiempo, priorización de tareas, y mantenimiento de registros.
Interpersonales: Tacto, paciencia, capacidad para construir rapport y manejar situaciones difíciles.
Profesionalismo: Cortesía, buena presencia y adaptación a la cultura empresarial.
Resistencia al Estrés: Capacidad para mantener la calma y ser firme en situaciones de presión.
Adaptabilidad: Flexibilidad para diferentes tareas y situacione