Funciones del Puesto

1. Ejecutar labores variadas y difíciles relacionadas con actividades de secretariado a nivel ejecutivo.
2. Comunicarse telefónica y personal con el público, empresas del sector y funcionarios del Icafe con el fin de evacuar consultas referentes a su campo de acción y mantenerlos informados sobre el avance de sus trámites y gestiones.
3. Realizar trabajos variados de mecanografía y digitación de documentos en inglés y español, tales como: memorandos, cartas, notas, informes, cuadros estadísticos, así como confeccionar y enviar faxes, reproducir documentos (fotocopias).
4. Recibir, leer, analizar, clasificar, informar, controlar, coordinar, archivar, distribuir la correspondencia y documentación que ingresa y sale de la Unidad.
5. Administrar los fondos de la caja chica cuando se requiera, codificar las facturas que respaldan el gasto, solicitar los reintegros y elaborar los informes que se requieran y controlar el gasto presupuestario, decidir si se debe o no corresponde comprarse por caja chica.
6. Emitir el informe diario del Diario Oficial la Gaceta y el reporte mensual.
7. Redactar y tomar dictados, así como preparar y llevar la agenda de su superior y mantenimiento informado de las citas y reuniones pendientes.
8. Realizar las solicitudes de bienes y servicios que requiere la Unidad y administrar y distribuir los materiales y suministros de oficina.
9. Mantener los debidos controles de las salidas de material de oficina.
10. Recibir, leer, clasificar, controlar, distribuir la correspondencia y documentación que ingresa y sale de la unidad.
11. Participar de la elaboración del presupuesto, controlar su ejecución, realizar las reclasificaciones de partidas en coordinación con la Unidad Financiera.
12. Organizar y mantener actualizados los archivos de la unidad donde labora y localizar documentos que se le soliciten.
13. Proporcionar información general sobre ubicación de unidades o funcionarios, y actividades llevadas a cabo por la unidad donde labora; así como suministrar información específica sobre el estado de alguna gestión, documento o trámite.

14. Realizar la correcta y oportuna tramitación de los asuntos secretariales y de orden administrativo que estén bajo el área de su responsabilidad.
15. Dar seguimiento a las gestiones y asuntos que tenga en trámite su superior y mantenerlo informado de los mismos.
16. Atender a funcionarios del ICAFE y al público usuario evacuando consultas referentes al área de su competencia o trasladándolas a quien corresponda.
17. Apoyar a las secretarias de otras unidades.
18. Velar por el orden y la limpieza de la oficina donde labora.
19. Reproducir formatos de contratos o convenios.
20. Realizar otras labores propias de la clase de puesto.

Requisitos del Puesto

1. Bachiller en Educación Media y título de Técnico medio en el área atinente con la especialidad del puesto o Diplomado.
2. Conocimientos en el manejo de paquetes de cómputo en el ambiente Windows, aplicables a su campo de actividad.
3. Experiencia mínima de 12 meses en labores secretariales y oficina de mucha complejidad.

Experiencia Deseada

1. Conocimientos o experiencia en materia de Derecho.
2. Preferiblemente con conocimientos intermedios del idioma inglés.

Habilidades Deseadas

1. Trabajo en equipo.
2. Calidad y productividad.
3. Dominio y aplicación práctica.