Funciones del Puesto

FUNCIONES PRINCIPALES

• Atender y canalizar llamadas telefónicas, correos electrónicos, correspondencia y visitas de clientes, proveedores.
• Administrar y coordinar la agenda del departamentol, incluyendo reuniones, citas, actividades y recordatorios.
• Revisar diariamente La Gaceta, SICOP, medios de comunicación y otras fuentes relevantes, con el fin de informar a la jefatura sobre asuntos de contratación administrativa, tributarios, empresariales y de interés institucional. Revisión y alimentación del sistema interno Janus para el manejo de los procesos de contratación administrativa de SICOP.
• Realizar procesos públicos y privados de contratación administrativa del áreacorrespondiente mediante SICOP, incluyendo la identificación y revisión de concursos, elaboración y presentación de ofertas, aclaraciones, subsanaciones y seguimiento de adjudicaciones y contratos.
• Coordinar la recopilación de documentos técnicos, legales, financieros y administrativos requeridos para la participación en licitaciones y otros procedimientos de contratación pública.
• Llevar el control de fechas, plazos y vencimientos relacionados con concursos, ofertas y trámites de contratación administrativa.
• Mantener actualizados y debidamente organizados los expedientes físicos y digitales de las contrataciones, garantizando su trazabilidad y disponibilidad.
• Coordinar los servicios de mensajería, recepción y entrega de documentos, correspondencia, ofertas y otros materiales.
• Elaborar, revisar, archivar y dar seguimiento a cartas, informes, presentaciones, actas, comunicaciones y demás documentos solicitados por la jefatura.
• Mantener absoluta confidencialidad y discreción en el manejo de información, documentos y asuntos propios del area y de la empresa.
• Apoyar al departamento en la atención y seguimiento de consultas, solicitudes, reclamos y otras situaciones relacionadas con el servicio al cliente.
• Coordinar y dar seguimiento a solicitudes de proveedores vinculadas con cotizaciones, documentación y trámites administrativos.
• Dar seguimiento a los acuerdos, instrucciones y asuntos pendientes establecidos por la jefatura, informando oportunamente sobre su avance.
• Brindar apoyo en la coordinación logística de reuniones, actividades y visitas organizadas por la jefatura.
• Preparar reportes periódicos sobre el estado de los procesos de contratación administrativa y demás asuntos asignados.
• Brindar apoyo en proyectos, tareas especiales y otros requerimientos solicitados por lajefatura, de acuerdo con las necesidades de la empresa.

Requisitos del Puesto

• Bachillerato universitario o licenciatura en Administración de Empresas, Administración Pública, Ingeniería Industrial o carrera afín.
• Conocimiento y certificación avanzado de contratación administrativa y manejo de la plataforma SICOP.
• Firma digital vigente.
• Buen dominio del idioma inglés, tanto oral como escrito.
• Manejo intermedio o avanzado de Excel, Word, PowerPoint y Outlook.
• Licencia de conducir B1 vigente.

Experiencia Deseada

Al menos 3 años de experiencia en puestos de licitaciones y en la parte administartiva

Habilidades Deseadas

• Persona organizada, proactiva, sistemática y orientada a resultados.
• Discreción, confidencialidad, buen criterio e iniciativa.
• Excelentes relaciones interpersonales y orientación al servicio.
• Capacidad para trabajar bajo presión, atender distintas prioridades y cumplir plazos.
• Atención al detalle y adaptación al cambio continuo.