Funciones del Puesto

Atender a los clientes que se presenten a la empresa, indicar sus necesidades y gestionar con los departamentos correspondientes, según cada necesidad.
Atender la central telefónica y canalizar las llamadas según corresponda, adicional de tomar mensajes si fuera necesario.
Digitar las bitácoras del departamento de transportes de manera diaria en un Excel para obtener a final de mes un reporte y enviarlo por correo electrónico a la Gerencia de Operaciones y Jefe de Contabilidad, para que tenga la información de las entregas que se realizaron durante el mes, de esta manera, él puede consultar y dar seguimiento a las mismas.
Proporcionar información, en persona, por teléfono o correo electrónico a clientes, para satisfacer y ayudar al cliente en sus necesidades y de esta forma mantener una buena comunicación empresa-cliente.
Brindar la atención a las visitas que vienen a reunión con la Gerencia General, acompañarlos para que se sientan bien atendidos y mantener una buena relación con ellos.
Realizar el registro de las facturas de los instaladores una vez a la semana y enviarlos a la Gerencia General para el pago, con el objetivo que los instaladores nos sigan brindando sus servicios y obtengan su pago en el tiempo correspondiente.
Actualizar el directorio de extensiones internas y celulares de la empresa con la coordinación del Gerente de operaciones y Talento Humano, para facilitar la comunicación telefónica entre compañeros de la misma empresa y clientes.
Entregar los celulares corporativos, Realizar el contrato, (entrega de boletas de activos y plaqueo de activo)
Coordinar la compra del Gas en conjunto con la encargada de la soda, con el objetivo de mantener este insumo accesible siempre.
Coordinar la visita del técnico de la central telefónica, en el momento que sea requerido, en caso de alguna inconsistencia en el servicio o falla técnica.
Solicitar los suministros de uso diario (Café, azúcar etc.) una vez al mes al encargado de compra para que la encargada de limpieza continúe con su labor de manera efectiva y que siempre estén disponibles los suministros de uso diario para el beneficio tanto de personas internas como externas de la empresa.
Coordinar con el mensajero actividades relacionadas con asuntos personales de la Gerencia General.
Coordinar temas relacionados a la alimentación de la gerencia, coordinación de menú de soda, café, otras requeridas por gerencia.
Administrar el uso de la sala de reuniones y reservar la sala de reuniones al personal que lo solicita, para optimizar el uso de la sala. De esta manera hay claridad y orden para que las personas que la necesitan se organicen y estén tranquilos de que pueden utilizar la sala las horas requeridas.
Funciones de soporte a Talento Humano:
Reclutamiento:
Coordinar y agendar las entrevistas, ya sean telefónicas, virtuales o presenciales.
Apoyar a realizar el proceso de verificación de referencias de los candidatos.
Contactar a los candidatos, a los no seleccionados informarles la finalización del proceso, o enviar correo electrónico notificando, para brindar a los candidatos no seleccionados tranquilidad y conocimiento del estado del proceso de reclutamiento.
Contactar a los candidatos seleccionados, coordinar el ingreso, informarles sobre sus condiciones de contratación, informarles sobre fecha de ingreso y detalles generales, coordinar el pre empleo.
Asegurar por medio de la revisión del expediente que los atestados y requerimientos de contratación estén completos.
Realizar la publicación de concursos internos, soporte en todo el proceso, aplicación de pruebas, referencias, y análisis de selección, presentación de informe.
Realizar arte de comunicación de nuevos ingresos y practicantes.
Agendar citas médicas según solicitudes de los trabajadores, completar el Excel de citas y coordinar la entrega al doctor.
Confeccionar contratos de trabajo, para apoyar a Talento Humano y facilitar un poco el proceso de inducción
Apoyar en el proceso de matrículas de los cursos aprobados de capacitación, solicitados por el departamento de Talento Humano
Realizar afiche de cumpleaños del mes y enviarlo a inicios de mes, con el fin de que todos los trabajadores puedan felicitar a sus compañeros si así lo desean además para que se sientan apreciados con este detalle.
Realizar afiche de años de servicio del mes y enviarlo a inicios de mes, con el fin de que todos los trabajadores puedan felicitar a sus compañeros si así lo desean además para que se sientan apreciados con este detalle.
Realizar diferentes afiches según necesidades de comunicación del departamento.
Realizar la solicitud de suministros de manera semanal al área de recepción
Mantener actualizado el inventario de la Biblioteca y enviar comunicados constantes para promover la lectura.
Organizar los tiquetes de Soda, y pasar el reporte a talento Humano, esto se realiza todas las semanas y se utiliza para los rebajos de planilla.

Requisitos del Puesto

Centrales Telefónicas, Bitácoras,
Residir preferiblemente en Heredia.

Experiencia Deseada

3 Años como Recepcionista.

Habilidades Deseadas

Comunicación Asertiva, Servicio al Cliente, Discrecion y Confidencialidad,orden y Organizacion