Asistente Administrativo
Grupo Multivex Costa Rica
- Publicado el: 29-07-2024,
- por Grupo Multivex Costa Rica.
- Descripción de la Empresa: Recursos Humanos - Reclutamiento - Headhunting.
Acerca de la vacante
Funciones del Puesto
* Colabora con el proceso de cobros recibiendo documentación en las instalaciones de la compañía.
* Seguimiento de ingresos rápidos, emisión de facturas
* Atender consultas diversas del área de ventas (balances, pagos y estados de cuenta de los clientes), además la revisión de Estado de cuenta bancario para confirmar que los pagos estén realizados y completar el auxiliar de cuentas por pagar y envío de estados de cuenta a los clientes.
* Emitirlos reportes de ventas, Notas de crédito y demás documentación que respalda las actividades de la sucursal.
* Creación de requisiciones y recepción de órdenes de compra
* Creación de Proveedores en el sistema para Panamá y Costa Rica
* Dar seguimiento a los temas relacionados con los impuestos. (Declaración de IVA, presentación mensual, remesas al exterior, declaraciones informativas ante Hacienda
* Tareas del closing procedure
* Revisar Órdenes de compra (OC) para revisar que las facturas estén al día
*Registro de Gastos de combustible, viáticos, y representación, tarjeta de crédito.
* Creación de Clientes en el sistema AX para Costa Rica
* Cargar órdenes de venta al sistema el sistema AX, a partir de Proforma o de Órdenes de compra del cliente. La proforma la hace el asesor comercial y la orden de compra el cliente
* Seguimiento a las órdenes de venta desde su creación hasta la remisión por parte del cliente, en algunos casos ajustar la fecha de entrega propuesta por el cliente
* Recepción de llamadas de clientes y la canalización de las necesidades con los asesores comerciales
* Resolver los reclamos, quejas y sugerencias de los clientes. Responder consultas de disponibilidad de productos y asesoría sobre los mismos
* La atención prioritaria de clientes en la bodega.
* Back up en el envió de fichas técnicas a clientes, basado en la solicitud directa del Asesor Comercial.
* Comunica las necesidades de la filial a las oficinas centrales y colabora con el seguimiento.
* Da seguimiento a las labores del personal que ofrece servicio de limpieza de las instalaciones y el inventario semanal de suministros de limpieza y cafetería
* Realizar los pedidos de insumos de oficina, cafetería y manejo del inventario entre otros
Requisitos del Puesto
* Ciclo completo de ocntabilidad
* Microsoft office intermedio avanzado(excel, word, power point)
* Reportes de ventas, manejo de documentación de seguimiento (estados de cuenta, aplicación de pagos)
* Ordenes de compra, requisiciones, recepción de facturas
* Servicio al cliente
* Legislación fiscal de Costa Rica
* Manejo de ambiente ERP (SAP, JD Edwards, Microsoft AX, o similar)
Experiencia Deseada
* 3 años de experiencia en puestos similares
* Ampplio conocimientoe ne le area de Legislación fiscal de Costa Rica (SAP, JD Edwards, Microsoft AX, o similar)
Habilidades Deseadas
* Comunicación efectiva
* Servicio al cliente
* Organización y manejo del tiempo
* Negociación
* Trabajo en Equipo
Otros detalles
Area del Puesto
Finanzas
Ubicación del Puesto
SanJose, Santa Ana, Escazu y sus alrededores , San Jose, Costa Rica
Salario
1000 (Dólares)
Nivel Académico
Estudiante Universitario
Nivel de Cómputo
Office Basico (Word,Excel,Outlook)
Idiomas
Inglés: 60%